W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji inwestycyjnych pojawia się potrzeba uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W tak zaistniałej okoliczności konstatuje się przeznaczenie systemów informatycznych, które łączą wybrane procesy w jednym środowisku.
Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnych obszarów funkcjonowania firmy, w tym księgowości, sprzedaży, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji zależy od wybranego systemu, jego wersji i przeznaczonych modułów. Przed podjęciem wyborów ważne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich skorzystać oraz które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór kodu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, szczególnie gdy wynikają one z niejasnego podziału obowiązków albo braku spójnych procedur.
Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnych częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać między innymi rejestrowanie dokumentów handlowych, kontrolowanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej istotne mogą być bieżące informacje o dostępności produktów i realizacji zamówień, natomiast w przedsiębiorstwie produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy a także rozliczanie kosztów. Należy dodatkowo uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji oprócz nim. Ważne są również możliwości wymiany danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień oraz dostęp do informacji historycznych. Dopiero zestawienie tych wymogów z widokami na nadchodzące lata konkretnego rozwiązania daje możliwość oszacować jego przydatność w określonym środowisku.
Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko i wyłącznie instalację i konfigurację skryptu, lecz też przygotowanie danych, uwarunkowanie zasad pracy a także sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku powinno się rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające modyfikacji. W praktyce zwłaszcza dużo sugestie może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych albo powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze raportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją a także postanowieniem, które informacje są wciąż potrzebne. Kolejnym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu dystrybucji, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie obsługiwać obowiązujące operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać dostępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i wyników testów.
Na przebieg uruchomienia wpływa również przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Nawet właściwie skonfigurowany system może powodować trudności, o ile użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty albo zdobywać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny więc odnosić się do konkretnych obowiązków, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto również ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów a także rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie moraz intencja aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników lub rozszerzenie działalności mogą wymagać zmian wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP trzeba traktować jako element szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników a także jasno określonych zasad działania.
Zobacz więcej: program comarch erp optima łódź.