W wielu firmach kłopoty z dokumentacją nie wynikają z liczby wystawianych faktur, lecz z braku ustalonego sposobu ich obsługi. Część danych znajduje się w wiadomościach e-mail, inne dokumenty są zapisane na komputerze, a informacje o płatnościach trafiają do osobnych arkuszy. Z nierzadko nieprosto ustalić, czy konkretna faktura została już przekazana do księgowości albo czy wymaga jeszcze sprawdzenia.
Fakturowanie online zmienia sposób przygotowywania i obiegu dokumentów, ponieważ pozwala pracę z danymi za pośrednictwem systemu internetowego. Użytkownik może wprowadzać informacje o sprzedaży, przypisywać dokumenty do kontrahentów i korzystać z zapisanych przedtem danych. Nie znaczy to jednakże, że wszystkie czynności odbywają się bez udziału człowieka. Właściwie każdy dokument nadal wymaga sprawdzeniu pod kątem kwot, dat, przedmiotu transakcji i użytych zasad rozliczenia. W przypadku nieszablonowych zamówień lub przekształceń warunków współpracy automatyczne uzupełnianie pól może nie wystarczyć.
Duże znaczenie ma sposób organizacji dokumentów już po ich wystawieniu. Kontrolowanie fakturami obejmuje ich rejestrowanie, szukanie, sprawdzanie a także przekazywanie do dalszego rozliczenia. W codziennej pracy na prawdę bardzo często ukazują się sytuacje, w których należy wrócić do transakcji sprzed kilku miesięcy, znaleźć korektę lub sprawdzić, na jakiej podstawie naliczono określoną kwotę. O ile dokumenty są przechowywane według przypadkowych nazw plików, ich identyfikacja może być czasochłonna. Dlatego istotne jest przyjęcie spójnych zasad opisu i klasyfikacji. Pomocne może być przypisywanie faktur do konkretnych okresów rozliczeniowych, kontrahentów lub projektów. Trzeba a przy tym uważać, aby nie tworzyć zbyt wielu kategorii, które utrudniają wybór właściwego miejsca zapisu. Sposób organizacji powinien odpowiadać rzeczywistej liczbie dokumentów i temu, jak często pracownicy muszą korzystać z archiwalnych danych.
Osobnego podejścia wymagają faktury, których status zmienia się w trakcie rozliczeń. Samo wystawienie dokumentu nie oznacza, że należność została uregulowana. Może się zdarzyć, że kontrahent zapłaci jedynie część kwoty, przelew zostanie zaprojektowany po terminie lub na rachunek wpłynie suma, której nie można zaraz przypisać do konkretnej transakcji. W takich okolicznościach ewidencja powinna odzwierciedlać faktyczny stan rozliczeń, a nie wyłącznie datę wystawienia faktury. Przydatne są regularne porównania zapisów z wyciągami bankowymi a także wyjaśnianie różnic przed zamknięciem okresu księgowego. Znaczenie moraz obsługa korekt, ponieważ zmiana wartości wcześniejszego dokumentu może wpływać na kolejne rozliczenia. Jeżeli kilka osób odpowiada za wystawianie faktur, księgowanie kosztów i kontrolę płatności, warto określić zakres ich zadań. Bez takiego podziału łatwo o powielanie czynności albo pominięcie dokumentu, który wymaga dodatkowej weryfikacji.
Przy korzystaniu z narzędzi internetowych trzeba uwzględnić również kwestie techniczne i formalne. Dostęp do dokumentacji powinien być dopasowany do zadań poszczególnych użytkowników, a udostępniane pliki nie powinny trafiać do ludzi, którzy nie potrzebują ich w swojej pracy. Warto sprawdzać, czy system daje możliwość eksport danych, pobieranie dokumentów i odzyskanie informacji w przypadku utraty dostępu do konta. Znacząca jest również zgodność w gronie ewidencją prowadzoną w systemie a dokumentacją wykorzystywaną przez księgowość. Jeżeli już te same dane są przepisywane ręcznie do kilku narzędzi, mogą pojawić się różnice w numerach, kwotach lub terminach. Fakturowanie on-line powinno być zatem rozpatrywane w kontekście całego obiegu dokumentów, a nie tylko pojedynczej czynności wystawienia faktury. Trzeba też śledzić zmiany przepisów dotyczących fakturowania elektronicznego i obowiązków podatkowych, ponieważ sposób postępowania może zależeć od rodzaju transakcji a także sytuacji danego podatnika. Wprowadzenie nowych procedur wymaga sprawdzenia, czy osoby obsługujące dokumentację rozumieją zasady ich stosowania i wiedzą, jak postępować w przypadku błędów lub sytuacji niestandardowych.
Zobacz również: faktura online.