Odpowiednio zaplanowana przestrzeń użytkowa powinna głównie odpowiadać sposobowi, w jaki będzie wykorzystywana na co dzień. Tyczy się to zarówno niedużych punktów usługowych, jak i większych lokali użytych do obsługi klientów oraz przygotowywania posiłków. Projektowanie lokali usługowych i gastronomicznych zaczyna się zatem nie od wyboru kolorów czy materiałów wykończeniowych, lecz od określenia funkcji poszczególnych pomieszczeń.
Znaczenie ma liczba pracowników, sposób obsługi klientów, wielkość wyposażenia, przebieg dostaw a także ilość miejsca potrzebna do wykonywania poszczególnych czynności. W praktyce dosłownie atrakcyjnie wyglądające wnętrze może okazać się kłopotliwe, o ile przejścia są zbyt wąskie, stanowiska pracy znajdują się w niewłaściwych miejscach albo zaplecze nie odpowiada faktycznym potrzebom. Dlatego układ przestrzeni warto rozpatrywać jako całość, uwzględniając codzienne ruchy osób i przedmiotów, a nie tylko i wyłącznie wygląd poszczególnych stref.
W lokalach gastronomicznych szczególnego znaczenia nabiera organizacja zaplecza. Droga towarów od momentu dostawy do miejsca przechowywania, przygotowania i wydania powinna być możliwie logiczna, ponieważ przypadkowe krzyżowanie się poszczególnych ciągów może utrudniać pracę. Podobne znaczenie ma rozmieszczenie urządzeń. Lodówki, piece, zmywarki, stoły robocze czy urządzenia pomocnicze wymagają nie tylko i wyłącznie adekwatnej powierzchni, niemniej jednak także dostępu umożliwiającego ich używanie i późniejszą obsługę techniczną. Trzeba również uwzględnić miejsce na przechowywanie opakowań, środków potrzebnych do pracy oraz odpadów. Na etapie projektu łatwo pominąć takie elementy, ponieważ nie są one widoczne z perspektywy klienta. W przyszłości brak dobrego zaplecza może natomiast oznaczać konieczność ustawiania dodatkowych szaf, regałów lub pojemników w miejscach, które pierwotnie miały pozostać wolne.
W sytuacji lokali usługowych układ wnętrza zależy przede wszystkim od charakteru wykonywanych czynności. Innych warunków wymaga miejsce, w którym klient pozostaje tylko przez kilka minut, a innych przestrzeń przeznaczona do dłuższej obsługi albo pracy wymagającej fachowego wyposażenia. Warto przy tym od początku rozdzielić strefę dostępną dla klientów od części roboczej, jeżeli sposób działania lokalu tego wymaga. Istotne są też wejścia, drzwi, komunikacja między stanowiskami a także możliwość swobodnego przemieszczania się w trakcie większego natężenia ruchu. Przy projektowaniu należy brać pod uwagę także ograniczenia istniejącego budynku. Położenie ścian konstrukcyjnych, pionów instalacyjnych, okien czy przyłączy może znacząco wpływać na możliwe rozwiązania. W pewnych przypadkach znaczy to konieczność zmiany pierwotnej koncepcji, ponieważ przesunięcie jednego elementu wiąże się z dodatkowymi pracami instalacyjnymi albo ograniczeniem powierzchni w innej części lokalu.
Nie mniej istotne są kwestie techniczne i formalne, które powinny zostać uwzględnione zanim rozpocznie się prace wykończeniowe. Instalacje elektryczne, wodne, wentylacyjne i grzewcze muszą odpowiadać planowanemu wyposażeniu a także sposobowi użytkowania wnętrz. W gastronomii w szczególności ważna jest wentylacja i prawidłowe odprowadzenie powietrza, natomiast w innych usługach większe znaczenie może mieć liczba punktów zasilania albo dostęp do określonych instalacji. Na ostateczny wygląd przestrzeni wpływają także wymagania dotyczące higieny, ochrony przeciwpożarowej, dostępności oraz warunków pracy. Dobór materiałów powinien uwzględniać nie tylko ich wygląd, niemniej jednak też sposób czyszczenia, intensywność użytkowania i możliwość konwersji uszkodzonych elementów. W rezultacie projekt lokalu jest połączeniem funkcji, techniki i organizacji pracy, a decyzje podjęte na początku mogą w przyszłości wpływać na koszty modyfikacji, wygodę użytkowania a także sposobność dopasowania przestrzeni do zmieniających się potrzeb.
Warto zobaczyć: aranżacja wnętrza lokalu gastronomicznego.