Wybór sposobu ogrzewania bardzo często jest związany z analizą całego budynku, a nie tylko i wyłącznie z porównaniem parametrów dostępnych urządzeń. W sytuacji nowych obiektów decyzje dotyczące źródła ciepła można połączyć z projektem instalacji już na wczesnym etapie. Pompa ciepła pracuje w określonych warunkach i jej działanie uzależniony jest od temperatury źródła, temperatury potrzebnej przez instalację a także obowiązującego zapotrzebowania na energię.
Dlatego znaczenie ma nie tylko powierzchnia ogrzewanych pomieszczeń, lecz również sposób stworzenia przegród, poziom izolacji i charakterystyka stolarki. W praktyce dwa budynki o podobnym metrażu mogą wymagać całkiem innego podejścia. Jeden będzie potrzebował niewielkiej ilości energii do utrzymania zadanej temperatury, w trakcie gdy drugi, przy większych stratach ciepła, będzie wymagał intensywniejszej pracy instalacji. Takie różnice są zwłaszcza widoczne w czasie chłodniejszych dni, kiedy zapotrzebowanie na ogrzewanie bardzo szybko rośnie.
Przy projektowaniu systemu ważne jest też określenie, w jaki sposób ciepło zostanie przekazane do poszczególnych wnętrz. Niskotemperaturowe instalacje grzewcze mają inną charakterystykę niż układy wymagające wysokiej temperatury wody. W przypadku ogrzewania podłogowego duża powierzchnia przekazywania ciepła pozwala pracować przy innych parametrach niż w instalacji wyposażonej jedynie w tradycyjne grzejniki. Nie oznacza to jednakże, że jeden rodzaj odbiorników automatycznie pasuje do każdego budynku. W trakcie modernizacji istniejącego domu trzeba sprawdzić między innymi wielkość grzejników, stan instalacji oraz rzeczywiste straty ciepła. W pewnych przypadkach potrzebna jest zmiana części instalacji, a w pewnych przypadkach wystarczające okazuje się inne ustawienie jej parametrów. Decyzja uzależniony jest od konkretnego przypadku. Zbyt pochopna ocena może prowadzić do sytuacji, w której źródło ciepła będzie musiało pracować przy parametrach odbiegających od tych, które przyjęto podczas projektowania.
Znaczenie moraz lokalizacja elementów umieszczonych na zewnątrz systemu. W przypadku powietrznych pomp ciepła nie wystarczy wyszukać miejsce, w którym jednostka fizycznie się zmieści. Powinno się uwzględnić wymianę powietrza, możliwość odprowadzania wody a także warunki panujące w najbliższym otoczeniu. Zimą w trakcie odszraniania może powstawać woda, która przy nieprawidłowym odprowadzeniu zamarza w pobliżu urządzenia. Problem może pojawić się również wtedy, gdy jednostka zostanie ustawiona w miejscu ograniczającym swobodny wymianę powietrza. Dalszym aspektem jest hałas, którego odbiór zależy od odległości urządzenia od okien, ścian i pomieszczeń użytkowych. Takie kwestie najlepiej analizować przed wykonaniem instalacji, ponieważ późniejsza zmiana zlokalizowania może wymagać dodatkowych prac. W praktyce właśnie drobne decyzje projektowe mają wpływ na wygodę obsługi i warunki funkcjonowania systemu przez cały sezon.
Pompy ciepła w nowoczesnym budownictwie mogą współpracować z innymi rozwiązaniami ograniczającymi zapotrzebowanie na energię, ale ich praca nadal zależy od bieżących warunków. Inaczej wygląda zapotrzebowanie w słoneczny dzień przejściowego sezonu, całkiem inaczej w trakcie kilkudniowego mrozu, a jeszcze przeciwnie wówczas, gdy budynek jest czasowo nieużytkowany. Sterowanie powinno uwzględniać te zmiany, choć zakres możliwej regulacji zależy od zastosowanego systemu. Warto obserwować nie tylko i wyłącznie temperaturę w pomieszczeniach, niemniej jednak również zachowanie instalacji w różnych okresach. Nagła zmiana zużycia energii może wynikać z pogody, zwiększonego poboru ciepłej wody, zmiany ustawień albo problemu z konkretnym elementem systemu. Pomocne jest prowadzenie łatwych obserwacji przez dłuższy czas, ponieważ pojedynczy odczyt mało mówi o charakterystyce całej instalacji. Przy ocenie działania ogrzewania trzeba zatem brać pod uwagę budynek, instalację odbiorczą, źródło ciepła a także sposób użytkowania jako wzajemnie uzależnione od siebie elementy.
Więcej: pompa ciepła na propan.